Eerder blogde ik over de incassoregels die sinds 1 juli 2012 gelden. In deze tijd kampen veel ondernemers met openstaande facturen. Kunnen de nieuwe incassoregels helpen om dat probleem te bestrijden? Dat kan inderdaad. De nieuwe regels bieden ruimte om in het aanmaningentraject een stevige financiële prikkel in te bouwen. Om het volledige bedrag aan wettelijk toegestane incassokosten in rekening te brengen, is namelijk niet meer nodig dan het verrichten van enkele incassohandelingen. Je kunt daarom volstaan met het verzenden van twee aanmaningen. De kosten die je daarvoor in rekening mag brengen op grond van de wet, worden vermoed redelijk te zijn. Dit houdt in dat de rechter, wanneer het tot een procedure komt, die kosten niet zal verminderen. De wettelijke regels gelden als je met consumenten zaken doet. Als je met bedrijven zaken doet, kun je in de algemene voorwaarden hogere of lagere bedragen voor buitengerechtelijke incassokosten opnemen. Wanneer je niets regelt, zijn de wettelijke regels van toepassing.
Normbedragen.
De incassokosten die in rekening gebracht mogen worden, zijn vastgelegd in het “Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten”. Dit besluit stelt de volgende normbedragen.
Een voorbeeld om te verduidelijken welke kosten u in rekening kunt brengen. Stel u heeft een vordering van € 5.000,–. Over de eerste € 2.500,– mag u 15% aan kosten rekenen, dat is € 375,–. Over de tweede € 2.500,– mag u 10% aan kosten rekenen, dat is € 250,–. In totaal mag u dus € 625,– aan kosten rekenen.
Aanmaningentraject.
Wat moet je doen om de financiële prikkel van de buitengerechtelijke incassokosten in te kunnen zetten?
Een eerste juridisch vereiste is dat de klant in verzuim is. Daarvan is sprake als de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Wanneer geen betalingstermijn is afgesproken, dien je een ingebrekestelling naar de klant te sturen. Een ingebrekestelling is een brief waarin je de klant wijst op het feit dat deze niet aan zijn of haar betalingsverplichting voldoet en een redelijke termijn stelt om alsnog te betalen.
Wanneer betaling nog steeds uitblijft, kom je toe aan de tweede stap. Je stuurt een eerste aanmaning om de openstaande factuur te betalen. In deze aanmaning geef je de klant een periode van veertien dagen na de dag van de aanmaning om alsnog te betalen, en wijs je op de gevolgen als betaling binnen de gestelde termijn uitblijft. Hierbij geef je tevens aan dat bij de volgende aanmaning incassokosten in rekening zullen worden gebracht, dat is dus minstens € 40,–. De incassokosten kunnen behoorlijk oplopen, zie de hierboven genoemde rekenvoorbeelden. Om er zeker van te zijn dat de aanmaning aankomt en de termijn gaat lopen, is het aan te bevelen deze aangetekend te verzenden.
Hopelijk beweegt de financiële prikkel je klant ertoe om alsnog tot betaling over te gaan. Blijft betaling nog steeds achterwege, dan kun je een tweede aanmaning sturen met het factuurbedrag, de wettelijke rente vanaf de dag dat de in de eerste aanmaning gestelde termijn ging lopen en de incassokosten.
Algemene voorwaarden.
In de praktijk ben je mogelijk voorzichtig met het dreigen met incassokosten, omdat dit ten koste kan gaan van de klantrelatie. Aan de andere kant wil je wel zo sterk mogelijk staan tegenover klanten die opmerkelijk weinig belangstelling voor hun betalingsplicht tonen. Zorg er daarom voor dat de incassokosten in je algemene voorwaarden goed geregeld zijn, zodat je kunt aanmanen met een maximale kans op succes. Je houdt altijd de vrijheid om van je algemene voorwaarden af te wijken als de klantrelatie dat vereist. Tegelijk kun je altijd op je voorwaarden terugvallen als dat nodig blijkt te zijn.
Meer weten?
Wanneer je de algemene voorwaarden wilt laten aanpassen, of behoefte heeft aan advies over de wijze waarop je het betalingsproces het beste kunt inrichten, kun je bellen naar 06 - 338 24 563 of een e-mail sturen naar info@groenenboomadvocaat.nl