Valt een papieren personeelsdossier onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming? De kantonrechter in Utrecht oordeelt op 25 juli van wel. Ook een papieren personeelsdossier is een ‘bestand’ in de zin van de AVG.
Het oordeel van de kantonrechter is niet verrassend. Maar dit is wel de eerste gepubliceerde uitspraak over toepasselijkheid van de AVG op het personeelsdossier.
Verzoek van werknemer
Over de hoofdvordering in deze zaak gaat de vorige blog. Werknemer vordert daarnaast op grond van artikel 15 lid 3 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een kopie van zijn volledige personeelsdossier. Hij baseert zijn vordering op artikel 15 lid 3 van de AVG dat over het recht op inzage gaat.
Oordeel kantonrechter
Eerst beoordeelt de kantonrechter de vraag of de AVG van toepassing is op een personeelsdossier. Daartoe staat hij stil bij het bepaalde in artikel 2 lid 1 van de AVG. Daarin staat dat de verordening van toepassing is op:
Vervolgens overweegt de kantonrechter dat niet duidelijk is of het personeelsdossier van werknemer geautomatiseerd wordt verwerkt. Wanneer dat wel zo is, is de AVG sowieso van toepassing. Voor het geval het personeelsdossier niet geautomatiseerd wordt verwerkt, onderzoekt de kantonrechter of een papieren personeelsdossier een ‘bestand’ is in de zin van de AVG. Op grond van artikel 4 lid 6 van de AVG is een bestand een ‘gestructureerd geheel’ dat volgens ‘bepaalde criteria’ toegankelijk is. Om helder te krijgen wat dat inhoudt, oriënteert de kantonrechter zich op de wetsgeschiedenis van artikel 1 van de vroegere Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Daaruit blijkt dat een bestand een ‘samenhangend geheel’ is en ‘systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens’ vereist. Het vereiste ‘samenhangend geheel’ betekent dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meerdere kenmerken een onderlinge samenhang vertoont. Hierbij verwijst de kantonrechter naar de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2014. De kantonrechter concludeert dat ook een papieren personeelsdossier meerdere kenmerken bevat die zodanig met elkaar samenhangen dat die verwijzen naar de werknemer. Dat betekent dat ook het papieren dossier een ‘bestand’ is in de zin van de AVG.
Tijdens de zitting meldt werkgever dat zich in het personeelsdossier alleen een papieren arbeidsovereenkomst bevindt. Voor de rest wordt alles altijd mondeling besproken in de onderneming. Omdat werkgever belooft een kopie van de arbeidsovereenkomst aan werknemer toe te sturen, vindt de kantonrechter het niet nodig om daarvoor een dwangsom op te leggen.
Slot
Heeft u vragen over de AVG in verband met personeelszaken? Neem dan contact op, en bel naar 06 – 338 24 563. Of stuur een e-mail naar info@groenenboomadvocaat.nl. Wij helpen u graag!
De uitspraak van de kantonrechter vindt u hier.